Regulamin dofinansowania udziału w konferencjach naukowych członków
Studenckiego Towarzystwa Naukowego
Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku
1. Wyjazdy członków Studenckiego Towarzystwa Naukowego Uniwersytetu Medycznego
w Białymstoku współfinansowane są z budżetu Studenckiego Towarzystwa Naukowego Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, zwanego dalej „STN UMB”.
2.Za rozdział funduszy przyznanych na wyjazdy przez Prorektora ds. Studenckich odpowiada bezpośrednio Zarząd STN UMB.
3. STN UMB nie dofinansowuje udziału w:
a. konferencjach i kongresach organizowanych przez Zakłady lub Kliniki UMB.
b. Kongresie organizowanym przezSTN UMB – Bialystok International Medical Congress for Young Scientists.
c. Innych konferencjach I kongresach organizowanych w Białymstoku
4. Student ubiegający się o dofinansowanie wyjazdu zobowiązany jest do złożenia jednego kompletu wymaganych dokumentów do Działu Spraw Studenckich na co najmniej 7 dni przed wyjazdem.*
5.Wymagane są następujące dokumenty:
a. Podanie do STN UMB o dofinansowanie wyjazdu. Pismo powinno zawierać:
· imię i nazwisko osoby ubiegającej się o dofinansowanie wyjazdu;
· nazwę Studenckiego Koła Naukowego i jednostki dydaktycznej UMB, przy której powstała praca;
· tytuł pracy, autorów i współautorów;
· nazwisko opiekuna tej pracy;
· nazwę, miejsce i termin konferencji;
· koszty, z wyszczególnieniem opłaty konferencyjnej, transportu i zakwaterowania;
· informację, który raz w roku akademickim, ubiegający się składa wniosek i z jakim skutkiem;
· podpis ubiegającego się o dofinansowanie.
b. Wypełniony i podpisany przez Opiekuna Studenckiego Koła Naukowego
„WNIOSEK NA WYJAZD KRAJOWY STUDENTA/DOKTORANTA” lub "WNIOSEK NA WYJAZD ZAGRANICZNY STUDENTA/DOKTORANTA" pobrany ze strony STN lub Działu Spraw Studenckich.
c. Streszczenie pracy.
d. Program konferencji, komunikat zjazdowy, podstawowe informacje o konferencji.
e. Zaproszenie (jeśli organizator przesłał zaproszenie) lub potwierdzenie przyjęcia pracy
(np. wiadomość e-mail).
6. O dofinansowanie udziału w konferencji może starać się tylko jeden autor – osoba prezentująca pracę.
7. O dofinansowanie może ubiegać się wyłącznie członek Studenckiego Koła Naukowego zarejestrowanego do 30 listopada br. akademickiego, który wypełnił do 30 listopada br. akademickiego Formularz Rejestracyjny Członków SKN dostępny na stronie internetowej STN UMB oraz w ww. formularzu zadeklarował chęć wyjazdu na konferencję.
8. Przy zgłoszeniu na kilka konferencji prac o zbieżnej treści, dofinansowanie może zostać przydzielone tylko na jedną konferencję.
9. W roku akademickim jedna osoba może otrzymać dofinansowanie tylko raz.
10. Liczba osób ubiegających się o dofinansowanie należących do danego Studenckiego Koła Naukowego nie może przekroczyć liczby osób zainteresowanych wyjazdem podanej przez Opiekuna danego SKN w Ankiecie Podsumowującej Działalność SKN.
11. Kwota dofinansowania na wyjazdy zagraniczne może wynosić do 50% wartości kosztów,
ale nie więcej niż 1000 zł.
12. Kwota dofinansowania na wyjazdy krajowe może wynosić do 80% wartości kosztów,
ale nie więcej niż 500 zł.
13. Z uwagi na konieczność równomiernego rozdysponowania środków pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi, Zarząd STN UMB zastrzega sobie prawo do przyznania kwoty niższej od kwot maksymalnych.
14. Dofinansowanie wyjazdów jest zależne od budżetu STN UMB. Zarząd STN UMB zastrzega sobie prawo odmowy przyznania dofinansowania w przypadku braku środków.
15. Środki standardowo przyznawane są studentom po konferencji i po dostarczeniu wszystkich wymaganych dokumentów.
16. Jeżeli student/studentka potrzebuje środków przed konferencją, dodatkowo musi złożyć podanie z taką prośbą do Prorektora ds. Studenckich oraz wypełnić wniosek o zaliczkę pobrany ze strony Działu Spraw Studenckich na co najmniej 2 tygodnie przed planowanym wyjazdem.
17. Student może ubiegać się o przydzielenie urlopu dziekańskiego do Dziekana swojego Wydziału w związku
z uczestnictwem w konferencji.
18. Niedopełnienie formalności jest równoznaczne z nieotrzymaniem zwrotu.
19. W uzasadnionych przypadkach Prorektor ds. Studenckich może podjąć decyzję
o odstąpieniu od zasad określonych niniejszym Regulaminem.
20. W przypadku nieczytelnego wniosku lub niedostosowania się do obowiązującego Regulaminu wniosek może zostać rozpatrzony negatywnie.
21. Po przyjeździe należy w ciągu 2 tygodni przedstawić dokumenty do Działu Spraw Studenckich w celu rozliczenia wyjazdu (Wniosek na wyjazd studenta/doktoranta z potwierdzeniem organizatora, druk rozliczenia z załącznikami – Załącznik 3., bilety)
22. O sprawach nieuregulowanych niniejszymi zasadami decyduje Prorektor ds. Studenckich.
* w przypadku niepotwierdzonego udziału w konferencji (pkt.5 Regulaminu) należy zawiadomić Zarząd o późniejszym wpłynięciu potwierdzenia (min. 4 dni przed wyjazdem)
ZARZĄDZENIE REKTORA W SPRAWIE KRAJOWYCH PODRÓŻY
STWAKI DOTYCZĄCE WYJAZDÓW STUDENTÓW