Jeden program komputerowy skupi w sobie cały Uniwersytet Medyczny w Białymstoku. Przygotowania do jego wdrożenia trwały prawie cztery lata, uruchomienie systemu zajmie kolejne dwa.
Nie chodzi o to, że w UMB nie ma żadnych programów wspierających zarządzanie uczelnią. Kłopotem jest to, że każdy dział ma inny i nie każdy jest kompatybilny ze sobą. W efekcie te same dane trzeba wprowadzać do różnych baz danych po kilka razy, albo sprawdzać w kilku miejscach potrzebne informacje, przez co traci się dużo czasu. Nowe oprogramowanie ma wszystko uprościć.
W połowie listopada w Auli Magna odbyło się pierwsze z wielu spotkań z przedstawicielami firmy Simple, która odpowiada za skonstruowanie, wdrożenie i utrzymanie systemu. Jednak przygotowania do tego dnia rozpoczęły się ponad cztery lata wcześniej. UMB od dawna chciał wdrożyć taki program. Problemem były jednak koszty, bo to inwestycja warta 6-7 mln zł. Dlatego uczelnia środków szukała aplikując o fundusze europejskie. Nie udało się za pierwszym razem. Jednak kiedy wniosek zyskał akceptację stosownych urzędów, został oceniony jako trzeci najlepszy w Polsce.
Potem trwały żmudne przygotowania do przetargu. Należało punkt po punkcie opisać, jakie funkcjonalności ma posiadać oprogramowanie. W sumie wypisano ponad 2 tys. różnych czynności, których pracę trzeba usprawnić. Przetarg też nie został rozstrzygnięty w pierwszym podejściu. Koniec końców wygrała go firma Simple, która prócz stworzenia programu, wdroży go, a potem przez siedem lat będzie aktualizować i podtrzymywać.
- Wprowadzamy ten program na uczelni, robiąc niejako operację na żywym organizmie. To jest konieczność. Nowe wyzwania powodują, że zarządzanie tak dużą jednostką, jaką jest uczelnia, wymaga nowoczesnych narzędzi - przekonywał zebranych w auli prof. Adam Krętowski, prorektor ds. nauki UMB.
Nowy program nie ma wygórowanych wymagań sprzętowych. Nie przewiduje się wymiany komputerów pracowników, ewentualne zmiany mogą czekać serwerownie.
Trzy moduły
Program podzielony jest na trzy główne części.
Pierwsza - EPR - dotyczy całej sfery administracyjnej uczelni. Tu znajdą się wszelkie rozliczenia finansowo-księgowe, ewidencje majątku uczelni, budżetowanie i analizy finansowe, kadry i płace.
To kluczowy moduł z uwagi na funkcjonowanie uczelni. Dzięki niemu będzie można łatwiej niż do tej pory zapanować nad finansami UMB, sprawdzić, jakie działania są opłacalne, a jakie przynoszą straty. Tu także mają w bardzo szybki sposób powstawać wszelkie analizy, których na co dzień wymagają różne urzędy zwierzchnie wobec uczelni.
Drugi moduł - można by go nazwać studenckim - skupi w sobie całą sferę związaną ze studentami. Swój początek będzie miał już na etapie rekrutacji, przez dziekanaty, wirtualny indeks i różne portale dla studentów. Będą elektroniczne rezerwacje sal wykładowych, czy elektroniczne plany zajęć. Pismo do dziekanatu też wyśle się przez internet. To właśnie ta część programu będzie działać jako pierwsza.
Trzecia część - to elektroniczny obieg dokumentów. Bardzo przydatny w codziennym życiu każdego pracownika program, dzięki któremu nie trzeba już będzie chodzić z kartką papieru, by zdobyć niezbędne podpisy i pieczątki. Usiądzie się tylko przy komputerze, wypisze stosowny wniosek, a potem on sam automatycznie trafi do stosownych miejsc. Co więcej, będziemy mieli podgląd na to, gdzie obecnie jest nasze pismo i kto się nim już zajął. W ten sposób rozliczymy np. delegacje wyjazdowe, zamówimy odczynniki do naszych badań, czy weźmiemy urlop.
Całość ma działać jak jedna wielka baza danych. Raz wprowadzone dane, będą dostępne w całej uczelni (oczywiście nie każdy będzie miał do nich dostęp, albo będzie ograniczony).
Wdrożenia
O ile cztery lata przygotowań były potrzebne do przygotowania programu, to teraz do października 2015 ma nastąpić wdrożenie programu. Nowy rok akademicki 2015/2016 ma być już pierwszym w pełni skomputeryzowanym.
Wdrożenia będą polegały na spotkaniach pracowników poszczególnych działów uczelni z informatykami z firmy Simple. Chodzi o to, by, o ile się da, zintegrować systemy już działające w poszczególnych jednostkach z nowym oprogramowaniem. Konieczne jest także doprecyzowanie poszczególnych funkcjonalności systemu w konkretnych komórkach.
- To, jakie będziemy mieli oprogramowanie, na ile ono będzie nam pomagać, zależy m.in. od tych spotkań - dodaje prorektor Krętowski.
Jako pierwszy, w kwietniu 2014 r., ma już działać fragment modułu „studenckiego”, przez który odbędzie się elektroniczna rekrutacja na uczelnię. Później - wrzesień/październik 2014 - wystartują moduły w dziekanatach. Część oprogramowania odpowiedzialnego za administrację i finanse uczelni rozpocznie działanie na początku 2015 r. Wszelkie prace testowe oprogramowania zakończą się w sierpniu 2015 r., a od września wszystko ma już normalnie funkcjonować.
Wojciech Więcko
