Rozmowa o nowym systemie informatycznym UMB
Wojciech Więcko: Po co taki program uczelni, skoro UMB jest skomputeryzowany? Wszystko jakoś działa. Co uczelnia chce osiągnąć przez tę zmianę?
Prof. Adam Krętowski, prorektor ds. nauki UMB: - Uznaliśmy, że to ważne dla uczelni. Zintegrowany system zarządzania to zestaw programów i fikcjonalności, które pozwalają na lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich, potencjału całej uczelni i szans, które przed nami stoją. Co do zasady program ten ma ułatwić zarządzanie uczelnią i ma dać wiele użyteczności, które mają ułatwiać życie pracowników zarówno naukowo-dydaktycznych, naukowych, jak też administracji.
Przecież na uczelni już funkcjonują pewne systemy komputerowe. Pewnie każdy wydział czy jednostka ma inny system, ale to działa.
- Zgadza się. Jednak mimo to jest wiele problemów, których przez wiele lat nie mogliśmy pokonać. Choćby obliczenie kosztów na poszczególnych kierunkach studiów. Oczywiście pewnie da się to zrobić przy pomocy liczydeł i „na piechotę”, natomiast wynik jest w jakimś sensie tylko przybliżeniem. Posiadanie takiego zintegrowanego systemu, w którym jest jedna baza danych, pozwoli nam takie analizy robić na bieżąco. I w każdej chwili można będzie zobaczyć, jaki jest aktualny koszt danego kierunku. To jest tylko jeden z przykładów działania programu.
W tym nowym systemie jest wiele takich funkcjonalności, których do tej pory nie było na uczelni. Np. elektroniczny obieg dokumentów, elektroniczne rozliczanie wyjazdów służbowych. Teraz naukowiec musi wydrukować wniosek, wypełnić, przekazać do podpisu swojemu kierownikowi, potem zanieść do jednego działu, następnie drugiego i to trwa. Podobnie jest np. z zamawianiem odczynników. Nowe oprogramowanie pozwoli monitorować przebieg całego procesu, nawet do poziomu ustalenia, kiedy i o której godzinie można się spodziewać przesyłki.
Ideałem byłby system, który pozwala większość czynności wykonać w sposób elektroniczny, przy użyciu platformy internetowej. To ma ułatwić pracę, pod warunkiem, że będzie to dobrze zrobione. Mamy na to dwa lata, inne uczelnie podobne programy wdrażały w dłuższym czasie.
Właśnie, czy podpatrywaliśmy, jak działa to gdzie indziej?
- Generalnie całość chcieliśmy zaprojektować tylko na własne potrzeby, dlatego mamy wyszczególnionych 2 tysiące funkcjonalności, które program ma spełniać. Sprawdzaliśmy, jak takie systemy były wdrażane w innych uczelniach. Np. wdrożenia dużego projektu czterech warszawskich uczelni - w tym politechniki i uniwersytetu - rozpoczęły się pięć lat temu. I efekty nie do końca były pozytywne. Wybrano tam program, który wymagał od użytkownika trochę wiedzy informatycznej. My chcemy tego uniknąć, bo od początku wymagamy, żeby program był przyjazny w obsłudze. Mam nadzieję, że firma, która wygrała przetarg, będzie w stanie spełnić nasze oczekiwania. Konieczne jest jednak zaangażowanie ludzi pracujących na uczelni, bo bez tego nic się nie uda.
Czas wdrożeń, czyli obecny okres, jest chyba jednym z ważniejszych okresów dla konstruowania całego systemu?
- Firma musi nam teraz przedstawić konkretne rozwiązania. Do tej pory wszystko, te nasze 2 tysiące zamówionych funkcjonalności, były spisane tylko na papierze. Teraz musimy zobaczyć, jak to działa w programie komputerowym. Poszczególne działy będą akceptowały te rozwiązania. Skala projektu jest tak duża, że programiści muszą szczeblowo poznać, jak my rozumiemy poszczególne funkcjonalności. Wiadomo, że nie będzie tak, że pierwsza wersja będzie działać. Będą poprawki, będą zmiany.
A nie boi się Pan o ludzi, że mogą mieć opór przed nowym, przed zmianami?
- Nie boję się o pracowników administracyjnych. O nowym programie do zarządzania uczelnią mówimy od 4-5 lat. Mieliśmy wiele spotkań, nawet z różnymi firmami. Bo na początku mogliśmy sami sobie wybrać partnera. Potem okazało się, że zmieniły się zasady i trzeba było ogłaszać przetarg. Tak więc administracja ma świadomość zmian, co innego pracownicy naukowo-dydaktyczni. Bo skoro nie było pieniędzy, to trudno było im mówić o czymś, czego nie ma.
Załóżmy, że jest październik 2015 r. i program ma już działać. Co uzna pan za sukces?
- Trudne pytanie, bo wyzwanie jest olbrzymie i właściwie wielu skazuje nas na porażkę. Ja wierzę, że uda się zmobilizować naszych pracowników. Sukcesem będzie to, że będą poprawnie działały wszystkie funkcjonalności. Będzie działał wirtualny indeks, że system oceny wykładowców będzie w formie elektronicznej, albo system obsługi projektów naukowych też będzie elektroniczny. Że zamówienia będą mogły być składane elektronicznie, że będzie elektroniczny obieg dokumentów, albo będzie wirtualny park naukowy uczelni i będzie można sprawdzić, kiedy będzie można skorzystać z jakiego urządzenia badawczego na uczelni. Że będzie można łatwo oceniać koszty funkcjonowania UMB.
Rozmawiał: Wojciech Więcko
